Un logiciel GED (Gestion Electronique des Documents) est une application qui permet de centraliser et de partager de façon simple et sécurisée l’ensemble de vos documents et contenus.
la GED est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de :
- Dématérialiser les documents papiers, de numériser, importer, classer, indexer, stocker, archiver ces documents à partir d’applications informatiques.
- Les documents numérisés sont en PDF
Le PDF est le document de référence, il est notamment demandé par les services d’archives. (Norme ISO 19005)
Logiciel de GED full Web à valeur probante, simple et facile à utiliser qui possède toutes les fonctions requises pour la gestion de l’archivage des documents d’Entreprises ou d’Administration.
La convention des documents sous forme numérique est assurée dans le cadre d’un dispositif permettant de garantir à la copie numérique une force probante permettant de supprimer du papier. (Norme AFNOR NF Z42-013 et Loi du 13 mars 2000)
La norme Z42-013 :
Recommandations relatives à la Conception et à l’Exploitation des Systèmes Informatiques en vue d’assurer la Conservation l’Intégrité des documents stockés dans ces systèmes
Offre pertinente
Pour des gains de place conséquents
– Problème de stockage:
Coût des m2
– Disponibilité de locaux à proximité des agents
Poids de fichiers:
- 1 page A4 N&B 300 DPI = 50 Ko
- 1 DVD = 100 000 pages A4 numérisées
- Pour des gains de temps
-
- recherche instantanée de l’information
- 0 % de déclassement
- 0 % de perte
- économie de photocopies papier
- Le dispositif n’induit aucune contrainte dans les règles de classement des documents
- Création d’armoires électroniques (dématérialisation l’Armoire Physique)
- Les documents numérisés sont classés dans une arborescence de sous-dossiers paramétrable
- Les fichiers bureautiques importés dans la GED sont transformés en PDF
- Les documents numérisés sont en PDF
Le PDF est le document de référence, il est notamment demandé par les services d’archives. (Norme ISO 19005)
Principes
Numérisation simplifiée grâce aux codes-barres
– Permet de classer simplement et rapidement les fichiers dans l’arborescence
Reprise des index
– Permet de travailler sur des bases existantes en évitant la reprise manuelle
Système de matching
– Permet de classer les documents en comparant automatiquement leur index et ceux existant dans la base
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- Consultation
- Numérisation
- Import
- Administration
- Journal des logs
- Tâches planifiées
Prérequis
– Logiciel de GED et prestations fournies par IBSCGmedical
– Serveur GED
– Scanner ou Imprimantes
– Poste de travail
– Installation, paramétrage, configuration, mises à jour
